Quy định về kiểm soát nội bộ của công ty chứng khoán, công ty quản lý quỹ đầu tư chứng khoán?

Công ty quản lý quỹ phải thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với cơ cấu tổ chức, quản lý của công ty, thành lập bộ phận kiểm soát nội bộ trực thuộc Ban điều hành và ban hành các quy định về kiểm soát nội bộ bao gồm cơ chế, chính sách, quy trình và quy định nội bộ.

1. Trách nhiệm của Bộ phận kiểm soát nội bộ

Theo Khoản 2 Điều 6 Thông tư 99/2020/TT-BTC quy định Bộ phận kiểm soát nội bộ có trách nhiệm:

- Giám sát bảo đảm hoạt động của từng vị trí, từng bộ phận và toàn bộ hoạt động công ty tuân thủ các quy định pháp luật, chính sách, quy trình nghiệp vụ, quy định nội bộ của công ty;

- Giám sát việc thực thi trách nhiệm của toàn bộ nhân viên trong công ty đối với các hoạt động được giao, phân cấp, ủy quyền. Nguyên tắc phân cấp, ủy quyền trong công ty phải bảo đảm:

+ Cơ chế phân cấp, ủy quyền phải rõ ràng, cụ thể, minh bạch, bảo đảm tách bạch nhiệm vụ, quyền hạn của các cá nhân, các bộ phận trong công ty. Quy trình nghiệp vụ phải bảo đảm tách biệt được giữa các chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí, bộ phận trong công ty, từ hoạt động phân tích, thẩm định, chấp thuận hoặc phê duyệt hoặc quyết định thực hiện, tổ chức thực hiện, báo cáo và giám sát sau khi đầu tư;

+ Một cá nhân không được đảm nhiệm nhiều vị trí mà có thể thực hiện các hoạt động có mục đích, lợi ích mâu thuẫn với nhau hoặc chồng chéo nhau. Nhân sự được bố trí, bảo đảm một cá nhân không thể độc lập, tự mình ra quyết định và thực hiện từ hai hoạt động trở lên trong toàn bộ quy trình nghiệp vụ mà không cần tham vấn các bộ phận, cá nhân khác;

- Tham gia xây dựng, giám sát việc tổ chức thực hiện các chính sách, quy chế, quy trình, quy định nội bộ của công ty nhằm ngăn ngừa xung đột lợi ích; giám sát việc thực hiện quy tắc đạo đức nghề nghiệp; tổng hợp, lưu trữ, thống kê và giám sát hoạt động kinh doanh của công ty và các giao dịch cá nhân của nhân viên công ty;

- Tham gia xây dựng quy trình, tổ chức thực hiện công tác quản trị rủi ro của công ty và cho từng khách hàng ủy thác; kịp thời nhận diện, đánh giá mức độ rủi ro, thiết lập hạn mức đầu tư và có biện pháp ngăn ngừa, quản lý các rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động đầu tư của công ty và của khách hàng ủy thác;

- Giám sát bảo đảm giá trị tài sản ròng của danh mục ủy thác, quỹ đầu tư chứng khoán, công ty đầu tư chứng khoán được định giá phù hợp với quy định của pháp luật và quy định nội bộ; tài sản và các nguồn lực của công ty được quản lý an toàn, hiệu quả; tài sản khách hàng ủy thác được quản lý tách biệt, độc lập; báo cáo tài chính, báo cáo hoạt động, báo cáo về các chỉ tiêu an toàn tài chính và các báo cáo khác của công ty được lập trung thực, chính xác, kịp thời, cập nhật đầy đủ theo quy định của pháp luật;

- Giám sát, bảo đảm hệ thống thông tin tài chính và quản lý trung thực, đầy đủ, kịp thời và chính xác; có hệ thống thông tin dự phòng để kịp thời xử lý những sự cố phát sinh như thiên tai, cháy, nổ, bảo đảm duy trì hoạt động liên tục của công ty;

- Đề xuất phương án giải quyết, xử lý tranh chấp, xung đột lợi ích, khiếu kiện từ khách hàng, đối tác; các phương án dự phòng khắc phục hậu quả khi sự cố xảy ra;

- Thực hiện chức năng kiểm toán nội bộ trong trường hợp công ty quản lý quỹ không phải thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ.

2. Nhân sự bộ phận kiểm soát nội bộ

Theo Khoản 3 Điều 6 Thông tư 99/2020/TT-BTC quy định Nhân sự bộ phận kiểm soát nội bộ phải đảm bảo các quy định sau:

- Đáp ứng quy định tại khoản 4 Điều 5 Thông tư này;

Cụ thể khoản 4 Điều 5 như sau:

“4. Nhân sự bộ phận kiểm toán nội bộ khi được bổ nhiệm phải đảm bảo:

a) Không thuộc trường hợp đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc chấp hành hình phạt tù hoặc bị cấm hành nghề chứng khoán theo quy định của pháp luật;

b) Không bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực chứng khoán và thị trường chứng khoán trong thời hạn 06 tháng gần nhất tính đến thời điểm được bổ nhiệm;

c) Có chứng chỉ hành nghề quản lý tài sản tại các quốc gia là thành viên của Tổ chức hợp tác và phát triển kinh tế (OECD) hoặc đã thi đạt chứng chỉ quốc tế về phân tích đầu tư CFA từ bậc II trở lên (Chartered Financial Analyst level II) hoặc CIIA (Certified International Investment Analyst - Final Level); hoặc có chứng chỉ hành nghề chứng khoán; hoặc có chứng chỉ Những vấn đề cơ bản về chứng khoán và thị trường chứng khoán và chứng chỉ Pháp luật về chứng khoán và thị trường chứng khoán.”

- Có kinh nghiệm làm việc tối thiểu 02 năm tại các bộ phận nghiệp vụ chuyên môn của các công ty quản lý quỹ hoặc công ty chứng khoán hoặc tổ chức tín dụng hoặc doanh nghiệp bảo hiểm hoặc tổ chức kiểm toán hoặc tại các cơ quan quản lý nhà nước trong lĩnh vực tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, chứng khoán, kiểm toán nhà nước;

- Không phải là người có liên quan của thành viên Ban điều hành và không được kiêm nhiệm làm việc tại các bộ phận nghiệp vụ liên quan trực tiếp tới hoạt động kinh doanh chứng khoán được cấp phép.

3. Cơ cấu nhân sự của bộ phận kiểm soát nội bộ

Theo Khoản 4 Điều 6 Thông tư 99/2020/TT-BTC quy định Cơ cấu nhân sự của bộ phận kiểm soát nội bộ phải có tối thiểu:

- Một nhân viên kiểm soát tuân thủ có bằng tốt nghiệp đại học trở lên về chuyên ngành luật và có kinh nghiệm làm việc về luật ít nhất là 01 năm;

- Một nhân viên có các chứng chỉ về kế toán, kiểm toán quy định tại khoản 5 Điều 5 Thông tư này; hoặc có bằng tốt nghiệp đại học trở lên về chuyên ngành kế toán hoặc kiểm toán và có kinh nghiệm làm việc về kế toán hoặc kiểm toán ít nhất là 01 năm;

Cụ thể khoản 5 Điều 5 quy định:

“5. Cơ cấu nhân sự của bộ phận kiểm toán nội bộ phải có tối thiểu một nhân viên có chứng chỉ kiểm toán viên hoặc chứng chỉ kế toán viên do Việt Nam cấp; hoặc các chứng chỉ quốc tế về kế toán, kiểm toán như chứng chỉ ACCA (Association of Chartered Certified Accountants), CPA (Certified Public Accountants), CA (Chartered Accountants), ACA (Associate Chartered Accountants); hoặc đã có thời gian công tác từ 03 năm trở lên ở bộ phận pháp chế, thanh tra, quản lý, giám sát hoạt động các tổ chức tài chính tại các cơ quan quản lý nhà nước trong lĩnh vực tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, chứng khoán, kiểm toán nhà nước.”

- Trưởng bộ phận kiểm soát nội bộ phải đáp ứng hai quy định trên.

4. Thời hạn giải quyết

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày bổ nhiệm, miễn nhiệm, thay đổi nhân viên kiểm soát nội bộ, công ty quản lý quỹ thông báo cho Ủy ban Chứng khoán Nhà nước và gửi kèm các tài liệu sau:

- Quyết định của Tổng giám đốc (Giám đốc) công ty về việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, thay đổi nhân viên kiểm soát nội bộ;

- Danh sách kèm theo hồ sơ cá nhân, lý lịch tư pháp được cấp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ (đối với nhân viên mới); bản sao hợp lệ các tài liệu khác đảm bảo nhân viên và cơ cấu nhân sự của bộ phận kiểm soát nội bộ đáp ứng quy định tại mục 2 và mục 3.

Công ty quản lý quỹ phải gửi báo cáo kiểm soát nội bộ hằng năm cho Ủy ban Chứng khoán Nhà nước. Báo cáo phải chỉ rõ các rủi ro tiềm ẩn trong các hoạt động của công ty, hoạt động quản lý tài sản ủy thác và các hoạt động kiểm tra, giám sát ở từng đơn vị, từng bộ phận, từng hoạt động nghiệp vụ được cấp phép.

Xem thêm: Tổng hợp các bài viết về Luật chứng khoán.

Luật Hoàng Anh