Quy định về hóa đơn bán hàng Dự trữ Quốc gia?

Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia là loại hóa đơn đặc thù liên quan đến các đơn vị bán hàng dự trữ quốc gia lập, theo đó loại hóa đơn này ít được các kế toán quan tâm. Tuy nhiên, khi thực hiện giao dịch liên quan đến hàng dự trữ quốc gia kế toán cần tìm hiểu chi tiết những thông tin dưới đây nhằm tránh mắc phải những sai lầm không đáng có.

1. Khái niệm hóa đơn bán hàng dự trữ Quốc gia

Theo Khoản 1 Điều 3 Thông tư 16/2012/TT-BTC quy định khái niệm hóa đơn bán hàng dự trữ Quốc gia như sau:

Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia là chứng từ do đơn vị dự trữ bán hàng dự trữ quốc gia lập, ghi nhận thông tin bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định của pháp luật.

Hoá đơn bán hàng dự trữ quốc gia được in theo mẫu (phụ lục số 1 ban hành kèm theo Thông tư này). Kích thước khổ giấy in hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia phải là: rộng 19 cm, dài 27 cm.

2. Hình thức hóa đơn hàng dự trữ Quốc gia

Khoản 1 Điều 3 Thông tư 16/2012/TT-BTC quy định hoá đơn bán hàng dự trữ quốc gia được thể hiện bằng các hình thức sau:

- Hoá đơn tự in: là hoá đơn do các đơn vị dự trữ tự in ra theo mẫu trên các thiết bị tin học, trên máy tính tiền, các loại máy khác khi xuất, bán hàng dự trữ quốc gia;

- Hoá đơn điện tử: là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về xuất, bán hàng dự trữ quốc gia được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch Điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành;

- Hoá đơn đặt in: là hoá đơn do các đơn vị dự trữ đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động xuất, bán hàng dự trữ quốc gia.

Lưu ý: Các chứng từ được in, phát hành sử dụng và quản lý như hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia gồm phiếu xuất kho (mẫu số C21-HD ban hành theo Thông tư 213/2009/TT-BTC ngày 10/11/2009 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn kế toán áp dụng cho dự trữ nhà nước).

3. Nội dung trên hóa đơn

a. Nội dung bắt buộc

Theo Khoản 1 Điều 4 Thông tư 16/2012/TT-BTC quy định nội dung bắt buộc trên hóa đơn đã lập phải được thể hiện trên cùng một mặt giấy. Gồm:

- Tên loại hoá đơn

Tên loại hóa đơn phải thể hiện trên mỗi tờ hoá đơn là: HÓA ĐƠN BÁN HÀNG DỰ TRỮ QUỐC GIA

- Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hoá đơn.

+ Ký hiệu mẫu số hóa đơn là thông tin thể hiện ký hiệu tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia.

+ Ký hiệu hoá đơn là dấu hiệu phân biệt hoá đơn bằng hệ thống chữ cái tiếng Việt và năm phát hành hoá đơn.

- Tên liên hóa đơn

Liên hóa đơn là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hoá đơn phải có 4 liên, trong đó:

+ Liên 1: Lưu.

+ Liên 2: Giao cho người mua.

+ Liên 3: Dùng thanh toán nội bộ.

+ Liên 4: Dùng cho thủ kho.

- Số thứ tự hoá đơn

Số thứ tự của hoá đơn là số thứ tự theo dãy số tự nhiên trong ký hiệu hoá đơn, gồm 7 chữ số trong một ký hiệu hóa đơn.

- Tên, địa chỉ, số tài khoản, mã số thuế của đơn vị dự trữ xuất, bán hàng dự trữ quốc gia;

- Tên, địa chỉ, số tài khoản, mã số thuế của người mua;

- Tên hàng hóa; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.

- Người mua, đơn vị bán (ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu) và ngày, tháng, năm lập hoá đơn.

- Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi số sau số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau số hàng đơn vị.

b. Nội dung không bắt buộc

Theo Khoản 2 Điều 4 Thông tư 16/2012/TT-BTC quy định nội dung không bắt buộc trên hóa đơn đã lập gồm:

- Ngoài nội dung bắt buộc nêu trên, đơn vị dự trữ có thể tạo thêm các thông tin khác phục vụ cho hoạt động bán hàng dự trữ quốc gia, kể cả tạo lô-gô, hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo.

- Cỡ chữ của các thông tin tạo thêm phải nhỏ hơn cỡ chữ nhỏ nhất của các nội dung bắt buộc.

- Các thông tin tạo thêm phải đảm bảo phù hợp với pháp luật hiện hành, không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn.

4. Nguyên tắc tạo hóa đơn bán hàng dự trữ Quốc gia.

Theo Điều 5 Thông tư 16/2012/TT-BTC quy định nguyên tắc tạo hoá đơn bán hàng dự trữ quốc gia là hoạt động làm ra mẫu hoá đơn bán hàng dự trữ quốc gia để sử dụng cho mục đích xuất, bán hàng dự trữ quốc gia.

Xem thêm: Tổng hợp các bài viết về Luật dự trữ Quốc gia.

Luật Hoàng Anh