Chuẩn bị hồ sơ mời thầu là gì?

Đấu thầu hàng hóa, dịch vụ là hoạt động thương mại đặc thù. Theo quy định của pháp luật hiện hành, thủ tục đấu thầu hàng hóa, dịch vụ được tiến hành theo trình tự các bước, trong đó bước đầu tiên là mời thầu. Việc chuẩn bị hồ sơ mời thầu là căn cứ để quyết định chất lượng và hiệu quả của gói thầu, do đó công việc lập hồ sơ mời thầu cần được đặc biệt coi trọng. Bên mời thầu có thể lập tổ chuyên gia hoặc thuê các cơ quan tư vấn để giúp lập hồ sơ mời thầu.

Khái niệm

Theo Khoản 29 Điều 4 Luật đấu thầu 2013 định nghĩa hồ sơ mời thầu như sau:

“29. Hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho hình thức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, bao gồm các yêu cầu cho một dự án, gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu, nhà đầu tư chuẩn bị hồ sơ dự thầu và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư.”

Hồ sơ mời thầu là một trong những yếu tố căn bản quyết định chất lượng và hiệu quả của gói thầu, do đó công việc lập hồ sơ mời thầu cần được đặc biệt coi trọng. Bên mời mời thầu có thể lập tổ chuyên gia hoặc thuê các cơ quan tư vấn để giúp lập hồ sơ mời thầu.

Nội dung hồ sơ mời thầu

Nội dung hồ sơ mời thầu phải cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu phù hợp. Mức độ chi tiết và phức tạp của các tài liệu cần có trong hồ sơ mời thầu thay đổi tuỳ theo loại hàng hoá được mua sắm, dịch vụ cần cung ứng và quy mô của gói thầu nhưng nhìn chung hồ sơ mời thấu càng chi tiết thì càng thuận tiện cho nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu cũng như cho việc xét thầu sau này.

Theo khoản 1 Điều 218 Luật Thương mại năm 2005, hồ sơ mời thầu bao gồm:

“Điều 218. Hồ sơ mời thầu

1. Hồ sơ mời thầu bao gồm:

a) Thông báo mời thầu;

b) Các yêu cầu liên quan đến hàng hóa, dịch vụ được đấu thầu;

c) Phương pháp đánh giá, so sánh, xếp hạng và lựa chọn nhà thầu;

d) Những chỉ dẫn khác liên quan đến việc đấu thầu.”

Để đảm bảo tính minh bạch và cơ hội cạnh tranh tối đa cho các nhà thầu, hồ sơ mời thầu cần phải càng rõ ràng càng tốt. Các loại hàng hoá đặt mua, địa điểm và thời gian giao hằng hoặc lắp đặt, các yêu cầu bảo hành, bảo trì và những điều kiện thích hợp khác cần phải mô tả cụ thể và chính xác.

Các mô tả chi tiết về kĩ thuật, tiêu chuẩn phải thể hiện tất cả những đặc điểm chủ yếu của hàng hoá, dịch vụ sẽ mua sắm và phải khuyến cáo rằng bất kì sự không tuân thủ nào so với những đặc điểm chủ yếu này sẽ làm cho hồ sơ dự thầu bị coi là không đáp ứng yêu cầu. Các bản vẽ phải phù hợp với bản thuyết minh mô tả đặc điểm kĩ thuật. Hồ sơ mời thầu phải nói rõ những phương pháp đánh giá và điều kiện xét thầu cũng như những yếu tố hoặc cơ sở (kể cả các yếu tố và cơ sở không thể lượng hoá được bằng tiền và trọng số cụ thể) sẽ được dùng để so sánh các hồ sơ dự thầu.

Trường hợp bên mời thầu sửa đổi một số nội dung trong hồ sơ mời thầu, bên mời thầu phải gửi nội dung đã sửa đổi bằng văn bản đến tất cả các bên dự thầu trước thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ dự thầu ít nhất là mười ngày để các bên dự thầu có điều kiện hoàn chỉnh thêm hồ sơ dự thầu của mình (theo Khoản 3 Điều 228 Luật Thương mại năm 2005). Trong trường hợp có những sửa đổi lớn đối với hồ sơ mời thầu, cần bảo đảm cho nhà thầu có đủ thời gian để sửa đổi hồ sơ dự thầu của họ cho phù hợp với những điều chỉnh đó.

Bên mời thầu có thể thu lệ phí phát hành hồ sơ mời thầu. Mức thu lệ phí nhìn chung phải hợp lí và phản ánh đúng chi phí bỏ ra cho việc lập chúng. Không nên đặt ra mức thu quá cao làm nản chí những nhà thầu có năng lực, từ đó có thể làm giảm tính cạnh tranh trong đấu thầu. Vì mục đích như vậy mà đôi khi mức thu lệ phí hồ sơ mời thầu có sự giới hạn bởi pháp luật.

Điều kiện phát hành hồ sơ mời thầu

Điều kiện phát hành hồ sơ mời thầu được quy định tại Điều 7 Luật Đấu thầu 2013 như sau:

Đối với hồ sơ mời thầu của gói thầu chỉ được phát hành để lựa chọn nhà thầu khi có đủ các điều kiện sau đây:

+ Kế hoạch lựa chọn nhà thầu được phê duyệt;

+ Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được phê duyệt bao gồm các nội dung yêu cầu về thủ tục đấu thầu, bảng dữ liệu đấu thầu, tiêu chuẩn đánh giá, biểu mẫu dự thầu, bảng khối lượng mời thầu; yêu cầu về tiến độ, kỹ thuật, chất lượng; điều kiện chung, điều kiện cụ thể của hợp đồng, mẫu văn bản hợp đồng và các nội dung cần thiết khác;

+ Thông báo mời thầu, thông báo mời chào hàng hoặc danh sách ngắn được đăng tải theo quy định của Luật Đấu thầu 2013;

+ Nguồn vốn cho gói thầu được thu xếp theo tiến độ thực hiện gói thầu;

+ Nội dung, danh mục hàng hóa, dịch vụ và dự toán được người có thẩm quyền phê duyệt trong trường hợp mua sắm thường xuyên, mua sắm tập trung;

+ Bảo đảm bàn giao mặt bằng thi công theo tiến độ thực hiện gói thầu.

Đối với hồ sơ mời thầu của dự án chỉ được phát hành để lựa chọn nhà đầu tư khi có đủ các điều kiện sau đây:

+ Dự án thuộc danh mục dự án do bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương công bố theo quy định của pháp luật hoặc dự án do nhà đầu tư đề xuất;

+ Kế hoạch lựa chọn nhà đầu tư được phê duyệt;

+ Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được phê duyệt;

+ Thông báo mời thầu hoặc danh sách ngắn được đăng tải theo quy định của Luật Đấu thầu 2013.

Như vậy, bên mời thầu khi chuẩn bị hồ sơ mời thầu cần tuân thủ đúng và đầy đủ các nội dung của hồ sơ mời thầu theo quy định của pháp luật.

Xem thêm: Tổng hợp các bài viết về Luật Thương mại 2005

Luật Hoàng Anh