Lưu trữ dự phòng phải đáp ứng yêu cầu nào theo quy định Luật Lưu trữ 2024?

Lưu trữ là hoạt động lưu giữ tài liệu nhằm gìn giữ và phát huy các giá trị của tài liệu lưu trữ, phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân. Luật Lưu trữ 2024 được Quốc hội ban hành đã quy định về quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; nghiệp vụ lưu trữ; tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; lưu trữ tư; hoạt động dịch vụ lưu trữ và quản lý nhà nước về lưu trữ.

Vậy căn cứ theo quy định Luật Lưu trữ 2024, lưu trữ dự phòng phải đáp ứng yêu cầu nào?. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết vấn đề trên. Hãy GỌI NGAY tới 0908308123 để được Luật sư tư vấn miễn phí và cung cấp các dịch vụ theo yêu cầu.

Căn cứ pháp lý

- Luật Lưu trữ năm 2024;

- Luật Lưu trữ năm 2011;

- Nghị định 113/2025/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Lưu trữ.

Điều kiện lựa chọn tài liệu lưu trữ để lập bản dự phòng

Lưu trữ dự phòng được thực hiện đối với tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có nguy cơ bị hỏng. Điều 28 Nghị định 113/2025/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Lưu trữ đã quy định tài liệu lưu trữ được lập dự phòng cần có điều kiện sau:

1. Đã được công nhận là tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt.

Theo đó, tài liệu lưu trữ để lập bản dự phòng cần đáp ứng các tiêu chí về nội dung, hình thức, xuất xứ và tài liệu này đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền công nhận. Quy định này góp phần bảo đảm tính khách quan, đúng đắn trong việc lập bản lưu trữ dự phòng, hạn chế tình trạng thực hiện tạo lập bản lưu trữ dự phòng không cần thiết.

>>>Xem thêm tại: Thủ tục công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt được quy định như thế nào trong Luật Lưu trữ 2024?

2. Tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có nguy cơ bị hỏng

a) Tài liệu lưu trữ giấy và tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác có một trong các dấu hiệu sau đây: nhạt màu, đổi màu, rách, thủng lỗ, mủn, giòn, mờ chữ nhưng vẫn còn khả năng đọc được thông tin.

b) Tài liệu lưu trữ điện tử có một trong các dấu hiệu sau đây: công nghệ tạo lập tài liệu lạc hậu, có khả năng bị thay thế; tài liệu có nguy cơ không sử dụng được hoặc không xác thực được.

Việc phân chia theo 02 nhóm: (1) Tài liệu lưu trữ giấy và trên các vật mang tin khác và (2) Tài liệu lưu trữ điện tử, đồng thời xác định các dấu hiệu hư hỏng cụ thể (như nhạt màu, mờ chữ, rách nát, công nghệ lỗi thời...) đã tạo cơ sở rõ ràng cho việc đánh giá tình trạng tài liệu.

Căn cứ theo quy định Điều 28 Nghị định 113/2025/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Lưu trữ, cơ quan nhà nước có thẩm quyền chỉ được lập bản dự phòng khi đáp ứng đủ 02 điều kiện: (1) Đã được công nhận là tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt và (2) Tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có nguy cơ bị hỏng. Quy định trên đã thể hiện trách nhiệm của Nhà nước trong việc bảo vệ tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt.

Yêu cầu đối với lưu trữ dự phòng

Lưu trữ dự phòng là việc lập và bảo quản tài liệu lưu trữ theo phương pháp, tiêu chuẩn đặc biệt để sử dụng trong trường hợp tài liệu lưu trữ gốc bị mất hoặc không sử dụng được. Thông tin trong tài liệu lưu trữ dự phòng có giá trị thay thế thông tin trong tài liệu lưu trữ gốc trong trường hợp tài liệu lưu trữ gốc bị mất hoặc không sử dụng được.

Khoản 3 Điều 22 Luật Lưu trữ năm 2024 đã quy định lưu trữ dự phòng phải đáp ứng yêu cầu sau đây:

a) Tài liệu lưu trữ dự phòng phải bảo đảm tính toàn vẹn, độ chính xác của thông tin so với tài liệu lưu trữ gốc;

b) Tài liệu lưu trữ dự phòng có khả năng sử dụng trong trường hợp tài liệu lưu trữ gốc bị mất hoặc không sử dụng được; 

....

Căn cứ theo quy định trên, các yêu cầu đối với lưu trữ dự phòng bao gồm:

Yêu cầu về tài liệu lưu trữ dự phòng

Tài liệu lưu trữ dự phòng được tạo lập bằng phương pháp kỹ thuật, công nghệ đặc biệt, tiên tiến, phù hợp với đặc điểm của từng loại tài liệu lưu trữ gốc và sự phát triển của khoa học công nghệ tại thời điểm tạo lập. Theo đó, tài liệu lưu trữ dự phòng cần đảm bảo yêu cầu sau:

Thứ nhất, Tài liệu lưu trữ dự phòng phải bảo đảm tính toàn vẹn, độ chính xác của thông tin so với tài liệu lưu trữ gốc.

Thứ hai, Tài liệu lưu trữ dự phòng có khả năng sử dụng trong trường hợp tài liệu lưu trữ gốc bị mất hoặc không sử dụng được.

Thứ ba, Tài liệu lưu trữ dự phòng phải được bảo quản an toàn, riêng biệt tại địa điểm khác với địa điểm bảo quản tài liệu lưu trữ gốc.

Yêu cầu về vật mang tin

Vật mang tin của tài liệu lưu trữ dự phòng cần có tính chất vật lý, ít chịu tác động của điều kiện môi trường. Cụ thể, vật mang tin của tài liệu lưu trữ dự phòng cần đảm bảo tối thiểu các yếu tố theo quy định tại khoản 3 Điều 27 Nghị định 113/2025/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Lưu trữ sau:

a) Có tính chất khác với vật mang tin của tài liệu lưu trữ gốc hoặc sử dụng công nghệ, thiết bị tiên tiến, hiện đại hơn.

b) Có độ bền vật lý cao, bền vững với môi trường bảo quản.

Yêu cầu về công nghệ, thiết bị

Theo đó, cần sử dụng công nghệ, thiết bị tiên tiến, hiện đại, đáp ứng yêu cầu tạo lập, lưu trữ tài liệu lưu trữ dự phòng phù hợp với các loại hình tài liệu lưu trữ. Trong đó, cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng quyết định lựa chọn công nghệ, thiết bị để thực hiện lưu trữ dự phòng phù hợp với từng loại hình tài liệu lưu trữ gốc và từng giai đoạn cụ thể.

Ngoài ra, cần sử dụng đa dạng công nghệ lưu trữ dự phòng đối với các khối tài liệu lưu trữ dự phòng khác nhau để giảm thiểu rủi ro về công nghệ.

Tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng

Điều 30 Nghị định 113/2025/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Lưu trữ đã quy định việc tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng đối với các loại tài liệu như sau:

Đối với tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt

Theo đó, việc tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng đối với các tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt được quy định như sau:

Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt do cơ quan Nhà nước quản lý được tạo lập tại thời điểm được cơ quan có thẩm quyền nhận là tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt. Tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt do chủ công sở hữu tài liệu tư quyết định.

Đồng thời, cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng thực hiện việc tạo lập tài liệu dự phòng theo công nghệ và thiết bị đã được lựa chọn.

Đối với tài liệu lưu trữ vĩnh viễn

Việc tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng đối với các tài liệu lưu trữ vĩnh viễn được quy định như sau:

Cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ có trách nhiệm thống kê tài liệu lưu trữ phải lập bản dự phòng theo quy định, gửi cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng hằng năm.

Cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng xây dựng, trình cấp có thẩm quyền kế hoạch bảo đảm nguồn lực thực hiện lưu trữ dự phòng dài hạn, hằng năm trên cơ sở thực trạng tài liệu cần lưu trữ dự phòng và yêu cầu tạo lập bản dự phòng của các cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ gốc. 

Cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng thực hiện việc tạo lập tài liệu dự phòng theo công nghệ và thiết bị đã được lựa chọn.

Như vậy, Điều 30 Nghị định 113/2025/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Lưu trữ đã quy định cụ thể việc tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng đối với tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt và tài liệu lưu trữ vĩnh viễn. Quy định này có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong công tác quản lý lưu trữ, đảm bảo lâu dài các giá trị của tài liệu lưu trữ.

Nguyên tắc lưu trữ dự phòng

Điều 26 Nghị định 113/2025/NĐ-CP đã quy định công tác lưu trữ dự phòng cần tuân theo quy định sau:

1. Lập, bảo quản theo phương pháp, tiêu chuẩn đặc biệt bảo đảm tính toàn vẹn, độ tin cậy, độ chính xác của thông tin tài liệu lưu trữ dự phòng so với tài liệu lưu trữ gốc thông qua các yếu tố xác thực và lịch sử bảo quản tài liệu trong suốt quá trình lưu trữ.

2. Bảo đảm khả năng sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng trong trường hợp tài liệu lưu trữ gốc bị mất hoặc không sử dụng được.

3. Bảo đảm hạn chế nguy cơ mất thông tin tài liệu lưu trữ gốc do thiên tai, thảm họa và nguy cơ phụ thuộc công nghệ trong quá trình tạo lập, bảo quản và sử dụng.

4. Bảo đảm khả năng cập nhật công nghệ tiên tiến, hiện đại, phù hợp với xu hướng của lưu trữ thế giới.

5. Tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt được Nhà nước lập bản dự phòng để phòng ngừa rủi ro cho tài liệu lưu trữ gốc và phục vụ lợi ích quốc gia, dân tộc. Khuyến khích tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ thực hiện lưu trữ dự phòng.

6. Cơ quan có thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ có trách nhiệm lập và quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Quy định trên đã tạo nền tảng pháp lý quan trọng để đảm bảo an toàn thông tin, nâng cao giá trị khai thác tài liệu, từ đó tăng cường hiệu quả trong công tác quản lý nhà nước trong lưu trữ tài liệu.

Bạn không có thời gian để thực hiện hoặc chưa nắm rõ các quy định pháp luật hiện hành, hãy liên hệ với Luật Hoàng Anh để được tư vấn và cung cấp dịch vụ một cách HIỆU QUẢ và TIẾT KIỆM CHI PHÍ NHẤT.

Luật Hoàng Anh.