Yêu cầu đối với Kho lưu trữ số theo Nghị định 113/2025/NĐ-CP là gì?

Lưu trữ là hoạt động lưu giữ tài liệu nhằm gìn giữ và phát huy các giá trị của tài liệu lưu trữ, phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân. Nghị định 113/2025/NĐ-CP được Chính phủ ban hành vào ngày 03 tháng 6 năm 2025 đã hướng dẫn chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ, bao gồm: xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; kho lưu trữ chuyên dụng; lưu trữ dự phòng....

Vậy Yêu cầu đối với Kho lưu trữ số theo Nghị định 113/2025/NĐ-CP là gì?. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết vấn đề trên. Hãy GỌI NGAY tới 0908308123 để được Luật sư tư vấn miễn phí và cung cấp các dịch vụ theo yêu cầu.

Căn cứ pháp lý

- Luật Lưu trữ năm 2024;

- Luật Lưu trữ năm 2011;

- Nghị định 113/2025/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Lưu trữ;

- Thông tư 05/2025/TT-BNV quy định chi nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.

Tài liệu lưu trữ điện tử là gì?

Điều 32 Luật Lưu trữ 2024 đã quy định về tài liệu lưu trữ điện tử như sau:

1. Tài liệu lưu trữ điện tử bao gồm tài liệu lưu trữ số và các tài liệu lưu trữ điện tử khác.

Căn cứ theo quy định trên, tài liệu lưu trữ điện tử gồm 02 loại tài liệu: (1) Tài liệu lưu trữ số và (2) Các tài liệu lưu trữ điện tử khác.

Tài liệu lưu trữ số

Tài liệu lưu trữ số là tài liệu được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu số. Theo quy định khoản 2 Điều 32 Luật Lưu trữ 2024, tài liệu lưu trữ số bao gồm:

a) Tài liệu lưu trữ tạo lập dạng số

Tài liệu lưu trữ tạo lập dạng số là tài liệu được tạo ra, gửi, nhận, lưu trữ và sử dụng ở định dạng số. Tài liệu lưu trữ tạo lập dạng số phải đáp ứng các yêu cầu sau:

Thứ nhất, tài liệu được xác thực số bởi cơ quan, tổ chức, cá nhân tạo ra tài liệu hoặc có yếu tố xác định được nguồn gốc của tài liệu;

Thứ hai, tài liệu phải bảo đảm toàn vẹn từ lúc khởi tạo hoàn chỉnh đến trước khi đưa ra sử dụng. Tài liệu được bảo đảm toàn vẹn khi thông tin chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, nhận, lưu trữ hoặc hiển thị;

Thứ ba, tài liệu được lưu trữ đồng thời với dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ số;

Thứ tư, tài liệu được truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.

b) Bản số hóa tài liệu lưu trữ

Bản số hóa tài liệu lưu trữ có giá trị pháp lý như tài liệu lưu trữ được số hóa khi đáp ứng các yêu cầu sau đây:

Thứ nhất, thông tin trong bản số hóa tài liệu lưu trữ bảo đảm toàn vẹn như thông tin trong tài liệu lưu trữ được số hóa;

Thứ hai, có khả năng truy cập và sử dụng;

Thứ ba, có dấu hiệu nhận biết do được số hóa và được cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền.
Thẩm quyền xác thực bản số hóa tài liệu lưu trữ được quy định tại khoản 2 Điều 34 Luật Lưu trữ 2024 như sau:

a) Cơ quan, tổ chức, cá nhân tạo ra tài liệu;

b) Cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận được tài liệu do cơ quan, tổ chức, cá nhân tạo ra tài liệu gửi đến;

c) Lưu trữ lịch sử xác thực bản số hóa tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý.

Theo đó, việc xác thực bản số hóa tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền của (1) Cơ quan, tổ chức, cá nhân tạo ra tài liệu; (2) Cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận được tài liệu do cơ quan, tổ chức, cá nhân tạo ra tài liệu gửi đến; (3) Cơ quan lưu trữ lịch sử quản lý tài liệu. 

Tài liệu lưu trữ điện tử khác

Tài liệu lưu trữ điện tử khác là tài liệu được tạo lập, gửi, nhận và lưu trữ bằng các phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ thông tin, công nghệ điện, điện tử, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ khác tương tự, không bao gồm tài liệu được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu số được quy định ở phần trên.

Yêu cầu đối với Kho lưu trữ số

Kho lưu trữ số bao gồm hệ thống hạ tầng kỹ thuật, hệ thống phần mềm, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ số. Khoản 1 Điều 35 Luật Lưu trữ 2024 đã quy định điều kiện Kho lưu trữ số phải đáp ứng gồm:

a) Hỗ trợ thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số; quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

b) Bảo đảm an toàn thông tin, tính toàn vẹn, xác thực, khả năng truy cập, sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

c) Kết nối để chia sẻ, khai thác theo quy định của pháp luật.

Để đáp ứng điều kiện trên, Điều 13 Nghị định 113/2025/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Lưu trữ đã quy định những yêu cầu đối với Kho lưu trữ số như sau:

Thứ nhất, bảo đảm quản lý và lưu trữ tài liệu lưu trữ số của cơ quan, tổ chức đúng quy định pháp luật về lưu trữ, giao dịch điện tử, công nghệ thông tin, an toàn thông tin, viễn thông và pháp luật khác có liên quan.

Theo đó, việc quản lý và lưu trữ tài liệu lưu trữ số của cơ quan, tổ chức cần tuân theo quy định của các luật chuyên ngành như Luật Lưu trữ, Luật An toàn thông tin mạng, Luật Viễn thông... để đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn và bảo mật của tài liệu lưu trữ số.

Thứ hai, bảo đảm phù hợp với Khung kiến trúc tổng thể quốc gia số.

Theo Công văn số 1736/BKHCN-CĐSQG ngày 21 tháng 05 năm 2025 của Bộ Khoa học và Công nghệ, các hợp phần chính của Khung kiến trúc tổng thể quốc gia số (Phiên bản 1.0) gồm: (1) Khung kiến trúc Chính phủ điện tử, Chính phủ số bao gồm Khung kiến trúc Chính phủ số Việt Nam và các khung kiến trúc số cấp bộ, cấp tỉnh; (2) Khung kiến trúc số của các cơ quan Đảng (Kiến trúc chuyển đổi số thống nhất trong các cơ quan đảng); (3) Khung kiến trúc số các cơ quan của Quốc hội (Kiến trúc Quốc hội số); (4) Khung kiến trúc số của các cơ quan, tổ chức khác.

Căn cứ theo quy định trên, kho lưu trữ số phải phù hợp với chiến lược chuyển đổi số quốc gia, đảm bảo việc quản lý và lưu trữ tài liệu lưu trữ diễn ra thống nhất và hiệu quả.

Thứ ba, bảo đảm kiểm soát việc phân quyền cho từng đơn vị, cá nhân truy cập vào Kho lưu trữ số.

Thứ tư, bảo đảm năng lực của Kho lưu trữ số phù hợp với đặc trưng và quy mô lưu trữ tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của từng cơ quan, tổ chức, ngành, lĩnh vực, địa phương, quốc gia.

Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của từng cơ quan, tổ chức, ngành, lĩnh vực có những đặc trưng và quy mô khác nhau. Vì thế, yêu cầu Kho lưu trữ cần bảo đảm năng lực hạ tầng phù hợp với đặc điểm riêng của từng chủ thể là hoàn toàn hợp lý.

Thứ năm, bảo đảm thiết kế hạ tầng công nghệ, thiết bị lưu trữ, hệ thống đường truyền đáp ứng yêu cầu gia tăng tài liệu lưu trữ số, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và lượt truy cập theo thời gian.

Thứ sáu, bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn, độ tin cậy, an toàn bảo mật và khả năng sử dụng của hồ sơ, tài liệu, dữ liệu theo thời hạn lưu trữ.

Khoản 6 Điều 13 Nghị định 113/2025/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Lưu trữ đã hướng dẫn chi tiết về cách xác định tính xác thực, toàn vẹn, độ tin cập của hồ sơ, tài liệu lưu trữ số như sau:

a) Tính xác thực của tài liệu lưu trữ được xác định bằng việc nội dung tài liệu phản ánh chính xác sự việc, hiện tượng; được kiểm chứng bằng thời gian hình thành tài liệu, tác giả tài liệu, thời gian, địa điểm diễn ra công việc trong nội dung tài liệu và được xác thực của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ.

b) Tính toàn vẹn của tài liệu lưu trữ số được xác định bằng việc bảo đảm tài liệu lưu trữ số không bị thay đổi hay mất nội dung trong suốt quá trình lưu trữ, tính từ thời điểm tài liệu được tạo lập hoàn chỉnh, đưa vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số đến thời điểm tài liệu được sử dụng.

c) Tính toàn vẹn của hồ sơ lưu trữ số được xác định bằng việc bảo đảm tài liệu, dữ liệu và thứ tự sắp xếp tài liệu, dữ liệu trong hồ sơ lưu trữ số không bị thay đổi trong suốt thời gian lưu trữ, từ khi hồ sơ lưu trữ số được hoàn thiện đưa vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số đến khi hồ sơ lưu trữ số được sử dụng.

d) Độ tin cậy của tài liệu lưu trữ số được tính bằng việc xác định được tác giả tài liệu lưu trữ số, nơi lưu trữ tài liệu lưu trữ số và quá trình bảo đảm sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ số.

Thứ bảy, bảo đảm lưu trữ tài liệu, dữ liệu, hồ sơ theo thời hạn lưu trữ.

Thời hạn lưu trữ là khoảng thời gian cần thiết để lưu trữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc. Việc tuân thủ thời hạn lưu trữ bảo đảm tính hợp pháp, đầy đủ và kịp thời trong khai thác tài liệu, đồng thời tránh lãng phí tài nguyên lưu trữ.

>>> Xem thêm tại: Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định Luật Lưu trữ 2024 là bao lâu?

Thứ tám, đáp ứng các tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn quốc tế về quản lý tài liệu lưu trữ số và dữ liệu số.

Thứ chín, đáp ứng yêu cầu về an toàn thông tin sau đây:

Một là, các hệ thống thành phần của Kho lưu trữ số phải bảo đảm tuân thủ quy định của pháp luật về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ.

Hai là, các hệ thống thành phần của Kho lưu trữ số phải kết nối, tích hợp đồng bộ bảo đảm đầy đủ chức năng hỗ trợ thực hiện quản lý hành chính, quản lý sao lưu và quản lý an toàn thông tin.

Ba là, có biện pháp bảo vệ, bảo đảm an toàn vật lý Kho lưu trữ số 24/7.

Như vây, Điều 13 Nghị định 113/2025/NĐ-CP quy định các yêu cầu kỹ thuật và nghiệp vụ đối với Kho lưu trữ số, từ đó bảo đảm an toàn thông tin, duy trì tính toàn vẹn, xác thực và khả năng truy cập lâu dài của tài liệu được lưu trữ số.

Bạn không có thời gian để thực hiện hoặc chưa nắm rõ các quy định pháp luật hiện hành, hãy liên hệ với Luật Hoàng Anh để được tư vấn và cung cấp dịch vụ một cách HIỆU QUẢ và TIẾT KIỆM CHI PHÍ NHẤT.

Luật Hoàng Anh.